Taloushallinnon ulkoistaminen: mitä, milloin ja miten?

Taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa kirjanpidon, ALV-ilmoitusten, palkanlaskennan ja muiden rutiinitehtävien siirtämistä tilitoimistolle. Verohallinnon mukaan yrityksen johto vastaa aina siitä, että kirjanpito on hoidettu asianmukaisesti, vaikka työ olisi ulkoistettu.

Ulkoistaminen kannattaa usein, kun tositteiden määrä kasvaa, ALV-velvollisuus alkaa tai palkanlaskenta vie liikaa aikaa ydintoiminnalta. Taloushallintoliitto suosittelee, että palvelun laajuus ja vastuut sovitaan kirjallisessa toimeksiannossa etukäteen.

Mitä taloushallinnon ulkoistamiseen kuuluu?

Palvelukokonaisuus räätälöidään yrityksen tarpeisiin. Alla yleisimmät ulkoistettavat tehtävät. Taloushallintoliiton mukaan tarjouksen tulee kuvata selkeästi, mitkä palvelut kuuluvat toimeksiantoon ja mikä on erikseen laskutettavaa lisätyötä.

book

Kuukausittainen kirjanpito

Ostojen ja myyntien kirjaaminen, tiliotteiden täsmäytys ja raportit. Verohallinnon mukaan kaikkien yritysten on pidettävä kirjanpitoa, ja verotus perustuu siihen.

receipt_long

ALV-ilmoitukset

Arvonlisäveron laskenta ja ilmoittaminen OmaVeroon. Verokauden pituus määräytyy liikevaihdon mukaan Verohallinnon sääntöjen mukaisesti.

payments

Palkanlaskenta

Palkkojen laskenta, verojen pidätykset ja tulorekisteri-ilmoitukset. Työnantajavelvoitteet ovat yrityksen omalla vastuulla, vaikka laskenta olisi ulkoistettu.

account_balance

Tilinpäätös ja veroilmoitus

Tilikauden tilinpäätös ja veroilmoitukset. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös ja kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

inventory

Laskutus ja myyntireskontra

Myyntilaskujen lähetys ja suoritusten seuranta. Voidaan ulkoistaa kokonaan tai pitää omassa hoidossa, kun kirjanpito on ulkoistettu.

monitoring

Talouden seuranta

Kuukausiraportit, budjetointi ja kassavirran seuranta. Laajuus sovitaan erikseen toimeksiannossa.

Palvelukokonaisuus kannattaa määritellä tarkasti sopimusvaiheessa. Taloushallintoliiton TAL2023-sopimusehdot ovat alan yleinen pohja kirjalliselle toimeksiannolle.

Milloin ulkoistaminen kannattaa?

Ulkoistaminen on järkevää, kun lakisääteiset velvoitteet vievät liikaa aikaa tai vaativat erityisosaamista. Verohallinnon mukaan kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia yrityksiä, ja ALV-rekisteröityminen tulee ajankohtaiseksi 20 000 euron liikevaihtorajan ylittyessä.

storefront

Kasvava toiminimi

Kun liikevaihto lähestyy ALV-rekisteröitymisrajaa (20 000 € kalenterivuodessa) tai tositteita kertyy enemmän, ulkoistaminen vapauttaa aikaa ydintoimintaan.

apartment

Pieni osakeyhtiö

Oy-muoto vaatii kahdenkertaista kirjanpitoa ja tilinpäätöksen. Ulkoistaminen varmistaa, että ilmoitukset tehdään ajallaan.

trending_up

Palkkaava yritys

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen tuo tulorekisteri-ilmoitukset ja työnantajavelvoitteet. Palkanlaskenta on usein järkevintä ulkoistaa.

Mitä ulkoistaminen maksaa?

Hinta riippuu tositemääristä, palveluiden laajuudesta ja yrityksen koosta. Tarkka hinta selviää vain tarjouksista.

Suomen Yrittäjien tilitoimistokyselyssä (2021) 30,2 % vastaajista maksoi kirjanpidosta 100-200 euroa kuukaudessa. Lähes kaikki ostivat tilinpäätöksen erikseen.

Taloushallintoliiton ostajan opas kertoo, mitkä tekijät vaikuttavat hintaan: tositemäärä, palveluiden laajuus, ohjelmistot ja lisätyöt. Vertaile tarjouksia ennen päätöstä.

Katso tarkemmat hinta-arviot kirjanpidon hintaoppaasta.

Ulkoistaminen vs. Sisäinen vs. Tee-se-itse

Mietitkö yhä parasta ratkaisua? Vertaile kolmea yleisintä tapaa järjestää yrityksen taloushallinto.

Tee-se-itse (DIY) Ulkoistaminen Oma palkattu työntekijä
Kustannukset Näennäisesti ilmainen, mutta yrittäjän oma aika on pois laskutettavasta työstä. Skaalautuva ja ennakoitava kulu. Maksat vain tarvitsemastasi palvelusta. Korkeat kiinteät kulut (palkka, sivukulut, ohjelmistolisenssit, työpiste).
Ajankäyttö Vie merkittävästi yrittäjän aikaa erityisesti iltaisin ja viikonloppuisin. Vapauttaa yrittäjän ajan liiketoiminnan kehittämiseen ja myyntiin. Vaatii esihenkilötyötä ja perehdytystä, mutta itse rutiinit hoituvat sisäisesti.
Riskit ja laatu Suuri riski virheisiin ja myöhästymisiin lakisääteisissä ilmoituksissa. Ammattilaisen vastuu ja asiantuntemus minimoivat virheriskit. Hyvä laatu, mutta haavoittuvainen sairastumisille ja lomille.
Skaalautuvuus Huono. Kasvu pysähtyy hallinnolliseen taakkaan. Erinomainen. Palvelut joustavat täysin yrityksen koon ja tarpeiden mukaan. Rajallinen. Vaatii uusia rekrytointeja kun yhden henkilön kapasiteetti ylittyy.

Miten valita tilitoimisto?

Taloushallintoliiton mukaan toimeksiannon alkaessa tehdään kirjallinen sopimus, jossa määritellään palvelut, hinnoittelu ja vastuut. Näin etenet järjestelmällisesti:

1

Määrittele tarpeesi

Pohdi, mitä tehtäviä haluat hoitaa itse ja mitkä haluat ulkoistaa. Tarvitsetko vain lakisääteisen minimin vai kaipaatko laajempaa tukea ja raportointia?

2

Vertaile palveluntarjoajia

Kartoita muutama eri tilitoimisto. Pyydä tarjouksia ja kiinnitä huomiota hinnan lisäksi ohjelmistoihin, asiakaspalvelun laatuun ja toimialatuntemukseen.

3

Sovi ohjelmistoista ja prosesseista

Valitse yhteinen kirjanpito-ohjelma ja sovi aikataulu tositteiden toimittamiselle. Verohallinnon mukaan kirjanpito voidaan pitää sähköisesti.

4

Tee kirjallinen sopimus

Laadi toimeksiantosopimus palveluerittelyineen. Taloushallintoliiton TAL2023-sopimusehdot ovat alan yleinen pohja.

5

Aloita yhteistyö ja seuraa tuloksia

Käynnistä säännöllinen yhteydenpito kirjanpitäjäsi kanssa. Käy kuukausittain läpi talouden raportit ja varmista, että yhteistyö vastaa odotuksiasi.

Ulkoistamisen riskit ja niiden hallinta

Kuten kaikissa liike-elämän päätöksissä, myös ulkoistamisessa on riskinsä. Näin tunnistat ja hallitset ne.

warning Piilokulut ja yllättävät laskut

Riski: Sopimuksen ulkopuolisista tuntitöistä kertyy yllättäviä lisäkuluja, jos hinnoittelumalli on epäselvä.

Ratkaisu: Vaadi läpinäkyvä hinnoittelumalli, säännöllinen kustannusseuranta ja sovi ennalta, miten lisätyöt hinnoitellaan ja hyväksytään.

warning Viestinnän katkokset

Riski: Kirjanpitäjä on vaikeasti tavoitettavissa, tai asiat jäävät hoitamatta epäselvän työnjaon vuoksi.

Ratkaisu: Nimeä yrityksestänne yksi yhteyshenkilö, sovi selkeät vasteajat yhteydenottoihin ja pidä säännöllisiä palavereja tilitoimiston kanssa.

warning Tietoturva- ja tietosuojariskit

Riski: Arkaluontoiset taloustiedot tai henkilötiedot päätyvät vääriin käsiin huonojen järjestelmien vuoksi.

Ratkaisu: Varmista, että tilitoimisto käyttää moderneja, pilvipohjaisia ja tietoturvallisia ohjelmistoja ja noudattaa GDPR-säännöksiä.

warning Väärän kumppanin valinta

Riski: Tilitoimisto ei ymmärrä toimialaasi, mikä johtaa vääriin kirjauksiin tai menetettyihin verohyötyihin.

Ratkaisu: Kysy referenssejä samalta toimialalta ja testaa osaamista täsmämyksymyksillä ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Etkö ole varma, mikä ratkaisu sopii?

Vertaile tilitoimistoja ilmaiseksi. Saat tarjouksia, joissa palvelut on määritelty juuri sinun yrityksellesi.

Kilpailuta tilitoimisto

Usein kysytyt kysymykset

Lähteet

Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei sitovaa vero- tai lakineuvontaa. Tarkista oma tilanteesi kirjanpitäjältä, Verohallinnosta tai Taloushallintoliiton jäseneltä.