Vaihda tilitoimistoa: käytännön ohje yrittäjälle

Tilitoimiston vaihto on yleinen tilanne, kun palvelu ei vastaa tarpeita, hinta on epäselvä tai yrityksen tilanne on muuttunut. Vaihto vaatii suunnittelua: sopimuksen irtisanominen, kirjanpitoaineiston siirto ja uudet valtuudet Verohallintoon.

Tässä oppaassa käymme läpi, mitä tehdä ennen vaihtoa, miten prosessi etenee vaihe vaiheelta ja mitä uudelta tilitoimistolta kannattaa kysyä. Ennen päätöstä kannattaa vertailla tarjouksia: katso tilitoimiston vertailu -opas ja kirjanpidon hinta -opas.

Kilpailuta uusi tilitoimisto

Milloin tilitoimiston vaihto on perusteltu?

Yksittäinen ongelmatilanne ei aina riitä perusteeksi, mutta toistuva epäselvyys tai palvelun puutteet ovat yleisiä syitä vaihtaa. Taloushallintoliiton ostajan opas korostaa, että tilitoimisto on strateginen kumppani, jonka palvelun pitää vastata tarpeitasi.

Yhteydenotto vaikeaa tai vastaukset viivästyvät
Laskutus epäselvää tai lisäkuluja tulee yllättäen
Vastuuhenkilö vaihtuu usein ilman perehdytystä
Ohjelmisto ei tue yrityksesi tarpeita
Hinta nousee ilman selkeää palveluerittelyä
ALV-ilmoitukset tai raportit myöhästyvät
Neuvonta puuttuu, vaikka sitä tarvitset
Luottamus yhteistyöhön on heikentynyt

Mitä tehdä ennen vaihtoa: kolme asiaa selvitettäväksi

1. Irtisanomisaika

Tarkista nykyisestä sopimuksestasi irtisanomisaika ja -menettely. Taloushallintoliiton TAL2023-sopimusehdoissa irtisanomisehdot määräytyvät sopimuksen mukaan. Älä oleta tiettyä kuukausimäärää ilman sopimusta.

2. Aineiston siirto

Kirjanpitoaineisto kuuluu asiakasyritykselle. TAL2023-ehtojen mukaan tilitoimisto luovuttaa aineiston viipymättä, kun avoimet saatavat on maksettu. Asiakas vastaa aineiston noutamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista.

3. Nykytilanne

Kartoita, mitä palveluita olet ostanut ja mitä olet tehnyt itse. Listaa tositemäärä, palkanlaskenta, ALV-verokausi ja käytössä oleva ohjelmisto. Tämä helpottaa uuden toimiston tarjouspyyntöä. Hyvän tavan mukaan palvelun laajuus sovitaan kirjallisesti.

Miten tilitoimiston vaihto tapahtuu vaihe vaiheelta

Alla yleinen eteneminen. Tarkat aikataulut riippuvat sopimuksestasi ja aineiston tilasta.

1

Vertaile ja valitse uusi toimisto

Pyydä tarjoukset ja vertaile hintaa, sisältöä ja sopimusehtoja. Varmista, että uusi toimisto hallitsee tarvitsemasi palvelut ja ohjelmiston.

2

Irtisano nykyinen sopimus

Tarkista irtisanomisaika ja -muoto sopimuksestasi. Anna irtisanominen kirjallisesti ja pyydä kuittaus. TAL2023-ehdoissa sopimuksen päättymiseen liittyvät velvoitteet on määritelty.

3

Siirrä kirjanpitoaineisto

Uusi tilitoimisto voi usein hoitaa siirron asiakkaan valtuutuksella. Taloushallintoliitto suosittelee aineiston palauttamisen dokumentointia. Tarkista, että saldot täsmäävät siirtohetkellä.

4

Anna valtuudet

Verohallinnon mukaan uusi tilitoimisto tarvitsee Suomi.fi-asiointivaltuudet. Palkanlaskennassa tarvitaan myös tulorekisterivaltuudet.

5

Käynnistä yhteistyö

Käykää läpi aineiston toimitustapa, aikataulut ja vastuunjako. Hyvän tavan mukaan toimeksiannon hoitaminen edellyttää asiakkaan aktiivisuutta aineiston toimittamisessa.

Mitä uudelta tilitoimistolta kannattaa kysyä ennen sopimusta

Taloushallintoliitto suosittelee, että palvelun laajuus, hinnoittelu ja lisätyöt sovitaan kirjallisesti ennen toimeksiannon alkua.

Miten hinnoittelu muodostuu?
Kysy, onko kyseessä kiinteä kuukausihinta, tositepohjainen hinnoittelu vai tuntiveloitus. Taloushallintoliitto mainitsee useita hinnoitteluperusteita. Pyydä erittely lisätöistä.
Ketkä hoitavat yritykseni asioita?
Selvitä, onko sinulla nimetty yhteyshenkilö. Hyvän tavan mukaan yhteyshenkilöstä sovitaan sopimuksessa.
Mitä ohjelmistoja käytätte?
Varmista, että toimisto hallitsee käyttämäsi tai tarvitsemasi järjestelmän. Tarkista tarjouksesta, kuka maksaa ohjelmistolisenssin ja miten aineisto toimitetaan.
Miten viestintä hoidetaan?
Sovi viestintäkanavat ja aineiston toimitusaikataulu. Myöhästynyt aineisto voi viivästyttää ALV-ilmoituksia ja aiheuttaa lisäkuluja, jos niistä on sovittu sopimuksessa.
Mitä neuvonta sisältyy hintaan?
Pienet arkipäivän kysymykset voivat kuulua kuukausihintaan, mutta laajempi neuvonta laskutetaan yleensä erikseen. Pyydä selkeä raja tarjouksesta.
Miten aineiston siirto hoituu?
Kysy prosessi ja kustannukset. TAL2023-ehdoissa aineiston luovutus ja nouto on määritelty. Uusi toimisto voi usein hoitaa siirron valtuutuksella.

Kilpailuta uusi tilitoimisto

Täytä lyhyt lomake ja saat yhteydenottoja sopivilta tilitoimistoilta. Palvelu on ilmainen eikä sido sinua mihinkään.

Tai kilpailuta etusivun lomakkeella

Usein kysytyt kysymykset tilitoimiston vaihdosta

Lähteet

Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei sitovaa vero- tai lakineuvontaa. Tarkista oma tilanteesi kirjanpitäjältä, sopimuksestasi tai Verohallinnosta. Kysymyksissä voit ottaa yhteyttä.