Tilitoimiston vertailu: mitä kannattaa katsoa?

Tilitoimiston vertailu ei ole pelkkä kuukausihinnan vertailu. Sama palvelu voi maksaa eri toimistoissa selvästi eri hintaa, koska hinnoittelu, sisältö ja työnjako vaihtelevat. Tässä oppaassa käymme läpi, mitä tarjouksissa kannattaa katsoa, miten vertailet tarjouksia vaihe vaiheelta ja milloin vaihto ei ole järkevää.

Tärkeimmät pointit

Miten vertailet tilitoimistoja oikein?

Vertaile ensin samaa palvelupakettia usealta toimistolta. Kirjaa tarpeesi: tositemäärä, palkanlaskenta, ALV-verokausi, ohjelmisto ja kasvusuunnitelmat. Pyydä jokaiselta tarjous, jossa kuukausihinta, erilliset lisätyöt ja sopimusehdot on eritelty. Ilman samaa palvelukuvausta et voi verrata hintoja reilusti.

Taloushallintoliiton mukaan osaavaa tilitoimistopalvelua ei yleensä saa halvimmalla. Halvin tarjous voi jättää pois palveluja, joita tarvitset, ja lopullinen vuosikulu voi ylittää kalliimman vaihtoehdon. Jos palvelukartoitus tehdään huolimattomasti, valitaan usein halvin toimisto, jonka sisältö ei vastaa tarvetta.

Jos vaihdat toimistoa, lue myös tilitoimiston vaihtamisen käytännön ohjeet. Voit etsiä vaihtoehtoja myös kaupunkikohtaisilta sivuilta.

Vertailukriteerit yhdellä silmäyksellä

Alla taulukko kertoo, mitä kussakin kriteerissä kannattaa kysyä. Käytä sitä tarkistuslistana, kun käyt läpi tarjouksia.

Kriteeri Mitä kysyä
Hinta ja hinnoittelumalli Kiinteä kuukausihinta, tositepohjainen vai tuntiveloitus? Mitä lisätyöt maksavat?
Palvelun sisältö Sisältyvätkö ALV-ilmoitukset, tilinpäätös, veroilmoitus ja palkanlaskenta kuukausihintaan?
Sopimus ja ehdot Onko sopimus kirjallinen? Mitä irtisanomisehdot sanovat? Käytetäänkö TAL2023-ehtoja?
Ohjelmisto Mitä järjestelmää käytetään? Kuka maksaa lisenssin? Tukeeko toimisto nykyistä ohjelmaasi?
Osaaminen ja auktorisointi Onko toimisto auktorisoitu? Onko kokemusta toimialaltasi?
Vastuu ja vakuutus Mikä on vastuun enimmäismäärä sopimuksessa? Onko varallisuusvastuuvakuutus?
Viestintä ja yhteyshenkilö Kuka hoitaa asiasi? Miten yhteydenotto toimii? Miten nopeasti saat vastauksen?
Aineiston toimitus Miten toimitat kuitit ja laskut? Mikä on aikataulu ennen ALV-määräaikaa?
Paikallisuus vs. etä Tarvitsetko kasvokkain tapaamisia vai riittääkö sähköinen yhteistyö?

Näin vertailet tarjouksia vaihe vaiheelta

Taloushallintoliitto suosittelee kartoittamaan tarpeet ennen tarjouspyyntöä. Näin etenet käytännössä:

  1. Kartoita tarpeet. Kirjaa tositemäärä, palkanlaskenta, ALV-verokausi, ohjelmisto ja kasvusuunnitelmat. Jos et tiedä tarkkaa tositemäärää, arvioi kuukausittainen liiketapahtumien määrä.
  2. Pyydä sama palvelukuvaus kaikilta. Kerro jokaiselle toimistolle samat tiedot, jotta tarjoukset ovat vertailukelpoisia. Mainitse erikseen tilinpäätös, veroilmoitus ja palkanlaskenta.
  3. Vertaile sisältöä ennen hintaa. Tarkista, mitä kuukausihinta kattaa ja mitä laskutetaan erikseen. Halvin kuukausiluku voi kasvaa, kun lisäpalvelut lasketaan mukaan.
  4. Tarkista sopimusehdot. Irtisanomisaika, vastuunrajaus, aineiston luovutus ja lisätyön hinnoittelu pitää löytyä tarjouksesta tai liitteestä. Hyvän tavan mukaan ehdot sovitaan kirjallisesti.
  5. Arvioi yhteistyön toimivuus. Kysy, kuka hoitaa asiasi päivittäin ja miten viestintä toimii. Tarjous ei kerro, miten yhteistyö sujuu käytännössä, mutta alustava keskustelu auttaa.
  6. Tee päätös ja kirjallinen sopimus. Valitse toimisto, joka vastaa tarpeitasi hinta-laatusuhteeltaan. Varmista, että lopullinen sopimus vastaa tarjousta.

Kysymyksissä voit ottaa yhteyttä.

Mitä kuukausihinta usein jättää ulkopuolelleen?

Moni vertailu epäonnistuu, koska tarjouksia verrataan eri palvelusisällöillä. Nämä kohdat kannattaa tarkistaa jokaisesta tarjouksesta erikseen:

Tilinpäätös ja veroilmoitus
Suomen Yrittäjien kyselyssä lähes kaikki ostivat tilinpäätöksen tilitoimistolta, mutta se laskutetaan usein erikseen kerran vuodessa.
Palkanlaskenta
Kyselyssä vain 56 % vastaajista osti palkanlaskennan tilitoimistolta. Jos tarvitset sen, pyydä erillinen hinta ja mainitse työntekijöiden määrä.
Ohjelmistolisenssi
Taloushallinto-ohjelman kuukausimaksu voi sisältyä tilitoimiston hintaan tai laskutua erikseen. Tarkista tarjouksesta, kuka maksaa lisenssin.
Neuvonta ja lisätyöt
Laajempi veroneuvonta ja poikkeukselliset tehtävät laskutetaan yleensä tuntityönä. Hyvän tavan mukaan lisätyöt sovitaan etukäteen.

Miksi auktorisointi ja sopimus ovat vertailukriteerejä?

Auktorisoitu tilitoimisto on Taloushallintoliiton tarkastama ja noudattaa alan hyvää tapaa. Liitto suosittelee kirjallista toimeksiantosopimusta koko alalle. Sopimuksessa pitää näkyä palvelun sisältö, hinnoittelu, vastuunrajaus ja aineiston käsittely.

Auktorisointi ei takaa, että toimisto sopii juuri sinun yrityksellesi, mutta se on yksi tapa varmistaa, että perusasiat ovat kunnossa. Voit tarkistaa auktorisoidut toimistot Taloushallintoliiton listalta tai etsiä vaihtoehtoja kaupunkikohtaisilta sivuiltamme.

Vertaile hinnoittelumalleja oikein

Kolme yleistä mallia vaativat eri vertailutavan. Älä vertaa kiinteää kuukausihintaa suoraan tositepohjaiseen tarjoukseen ilman laskelmaa omasta tositemäärästäsi.

Kiinteä kuukausihinta

Ennustettavin malli. Sopii, kun tositemäärä pysyy suhteellisen vakaana. Tarkista, mitä ylimääräiset työt maksavat ja milloin hinta tarkistetaan.

Tositepohjainen hinnoittelu

Hinta vaihtelee tositemäärän mukaan. Pyydä hintaportaat ja laske arvio omasta kuukausittaisesta tositemäärästäsi. Taloushallintoliitto mainitsee tapahtumien määrän yhtenä yleisimmistä hinnoitteluperusteista.

Tuntiveloitus

Kokonaiskulu voi yllättää, jos työmäärä kasvaa. Sopii satunnaiseen tarpeeseen. Hyvän tavan mukaan toimiston pitää ilmoittaa, jos hinta-arvio ylittyy olennaisesti.

Varoitusmerkit tarjouksessa

Nämä kohdat kannattaa selvittää ennen allekirjoitusta. Ne eivät automaattisesti tarkoita huonoa toimistoa, mutta epäselvyys sopimuksessa on riski.

Nämä herättävät kysymyksiä

  • Kuukausihinta ilman palveluerittelyä.
  • Ei kirjallista sopimusta tai epäselvät lisätyön hinnat.
  • Tilinpäätös, veroilmoitus tai palkanlaskenta mainitsematta.
  • Hinta selvästi alle markkinan ilman selitystä sisällölle.
  • Ei auktorisointia eikä selkeää vastuunrajausta sopimuksessa.
  • Aineiston luovutuksesta ei mainintaa vaihtotilanteessa.

Nämä viittaavat hyvään käytäntöön

  • Kirjallinen toimeksiantosopimus palveluerittelyineen.
  • Selkeä hinta lisätöille ja ohjelmistolisensseille.
  • Auktorisointi ja alan pätevyydet (KLT, TNT).
  • Nimetty yhteyshenkilö ja sovitut viestintäkanavat.
  • Varallisuusvastuuvakuutus ja vastuunrajaus dokumentoitu.
  • Realistinen aikataulu aineiston toimitukselle.

Milloin vertailu tai vaihto ei kannata?

Jos nykyinen tilitoimisto hoitaa kirjanpidon, ALV-ilmoitukset ja tilinpäätöksen ajallaan, pelkkä hinta ei aina riitä perusteeksi vaihtoon. Sopimuksen irtisanominen, aineiston siirto ja uuden toimiston perehdytys vievät aikaa ja voivat aiheuttaa kustannuksia.

Vertailu kannattaa tehdä, kun:

  • Palvelu ei vastaa tarpeitasi (esim. palkanlaskenta puuttuu, vaikka sitä tarvitset).
  • Laskutus on epäselvää tai lisäkuluja tulee yllättäen.
  • Yrityksesi tilanne on muuttunut merkittävästi (kasvu, uudet työntekijät, kansainvälistyminen).
  • Et saa vastauksia kysymyksiin tai aineisto myöhästyy toistuvasti.
  • Et ole vertaillut hintoja pitkään aikaan.

Jos päätät vaihtaa, lue vaihtamisen käytännön ohjeet. Taloushallintoliiton TAL2023-sopimusehdoissa irtisanomisaika ja aineiston luovutus määräytyvät sopimuksen mukaan.

Vertailu on investointi, ei turha byrokratia

Tilitoimiston vertailu vie aikaa, mutta se auttaa välttämään sopimuksen, joka ei vastaa tarpeitasi. Kun vertailet hintaa, sisältöä ja sopimusehtoja rinnakkain, näet nopeasti, missä tarjoukset eroavat. Markkinahaarukat ja oppaat antavat suuntaa, mutta vain tarjoukset kertovat, mitä sinä maksaisit.

Jos et ole vertaillut hintoja pitkään aikaan, nyt on hyvä hetki. Kilpailutus ei sido sinua mihinkään, mutta antaa realistisen kuvan vaihtoehdoista. Voit myös ottaa yhteyttä, jos tarvitset apua etenemisessä.

Vertaile tilitoimistoja ilmaiseksi

Täytä lyhyt lomake etusivulla ja saat tarjouksia useilta tilitoimistoilta. Palvelu on ilmainen eikä sido sinua mihinkään.

Kilpailuta tilitoimisto

Usein kysytyt kysymykset tilitoimiston vertailusta

Lähteet

Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei sitovaa vero- tai lakineuvontaa. Tarkista oma tilanteesi kirjanpitäjältä tai Verohallinnosta.