Kannattaako tilitoimisto kilpailuttaa? (hyödyt ja rajat rehellisesti)

Kannattaako tilitoimisto kilpailuttaa? Usein kyllä, jos etsit ensimmäistä kumppania, harkitset vaihtoa tai et enää tiedä, mistä kuukausilasku oikeasti koostuu. Kilpailutus ei kuitenkaan ole automaattinen säästö, eikä halvin tarjous ole aina edullisin.

Jos mietit näitä:

• Kannattaako kilpailuttaa, jos nykyinen tilitoimisto “toimii jotenkuten”?
• Säästääkö kilpailutus oikeasti rahaa?
• Voiko kilpailuttaa ilman, että joutuu vaihtamaan?
• Miten vältän halvimman tarjouksen ansan?

saat tähän suoran vastauksen: milloin kilpailutus kannattaa, milloin ei, ja mitä vertaat oikeasti.

Kannattaako tilitoimisto kilpailuttaa?

Kyllä, jos tarvitset vertailukelpoisen kuvan markkinasta ennen päätöstä. Kilpailutus kannattaa erityisesti silloin, kun valitset ensimmäistä tilitoimistoa, harkitset vaihtoa tai nykyinen hinta ja palvelu eivät enää tunnu linjassa.

Kilpailutus ei ole pakollinen vuosirutiini jokaiselle yritykselle. Jos kumppanuus toimii, hinnoittelu on selkeää ja palvelu vastaa tarvetta, jatkuva kilpailutus ei välttämättä tuo lisäarvoa. Silloin riittää, että tiedät mitä maksat ja mistä.

Mitä tilitoimiston kilpailutus tarkoittaa käytännössä?

Tilitoimiston kilpailutus tarkoittaa, että kerrot yrityksesi tarpeet samalla tavalla usealle toimijalle ja pyydät vertailukelpoisia tarjouksia. Vertailussa eivät ole vain eurot, vaan palvelun sisältö, ohjelmisto, viestintä ja se, mitä kuukausihintaan ei kuulu.

Taloushallintoliitto jakaa tilitoimiston palvelut karkeasti juoksevaan kirjanpitoon ja tilinpäätökseen, palkanlaskentaan, laajempaan ulkoiseen laskentaan sekä johdon laskentatoimeen. Jos et määrittele mitä ostat, et myöskään tiedä mitä vertaat.

Käytännössä hyvä kilpailutus vastaa kolmeen kysymykseen:

1. Mitä palveluita tarvitsen nyt?
2. Mitä kuukausihinta sisältää ja mitä laskutetaan erikseen?
3. Miten arki toimii: yhteyshenkilö, vasteajat, tositteiden toimitus?

Jos haluat taustaksi palveluiden sisällön, lue mitä tilitoimisto tekee.

Milloin kilpailutus kannattaa

Kilpailutus on yleensä järkevää näissä tilanteissa:

• Etsit ensimmäistä tilitoimistoa uudelle yritykselle.
• Nykyinen hinta on noussut tai laskut ovat vaikeasti ennakoitavia.
• Yritys on kasvanut: enemmän tositteita, palkkoja tai ilmoituksia.
• Viestintä on hidasta tai et saa vastauksia ajoissa.
• Tilinpäätös, veroilmoitus tai neuvonta tulee yllätyksenä erillislaskuna.
• Haluat neuvotteluvoimaa nykyisen kumppanin kanssa ilman sitoutumista vaihtoon.

Kilpailutus kannattaa etenkin, kun etsinnässä on ensimmäinen tai uusi tilitoimisto. Tässä kohtaa moni yrittäjä, itsekin aikoinaan, lankeaa etsimään vain halvinta tarjousta. Ajatus on usein: “kunhan kirjanpito jotenkin hoituu ja halvalla, se riittää.” Se on kallis virhe, jonka olen oppinut kantapään kautta.

Ensimmäinen “halpa” tilitoimistomme markkinoi noin 30 euron kuukausipakettia. Sopimusta ei silloin tajuttu lukea tarpeeksi tarkasti. Lopulta kirjanpidon laskut olivat lähes 2 000 euroa kuukaudessa, vaikka yrityksen myynti oli noin 10 000 euroa kuussa. Jos voisin tehdä toisin, kilpailuttaisin ja vertailisin tarkemmin tarjouksia todistetusti laadukkailta tilitoimistoilta, vaikka heidän lähtöhintansa olisi ollut korkeampi. Neuvottelulla olisi saatu alusta asti järkevämpi kokonaisuus.

Nyt kilpailutan ja tutkin toimistot huolellisemmin ennen jatkamista. Hyvä kilpailutuspalvelu, kuten Tilitoimistokilpailutus.fi, pyrkii siihen, että saat tarjouksia juuri laadukkaammilta toimijoilta, et vain halvinta lukua.

Milloin kilpailutus ei ole paras seuraava askel

Kilpailutus ei korjaa kaikkea. Se ei ole oikea seuraava askel, jos:

• Et ole määritellyt, mitä palveluita tarvitset. Silloin saat epätarkkoja tarjouksia.
• Ongelma on oma aineistorytmi: myöhästyvät tositteet ja epäselvät kuitit. Vaihto ei korjaa toimituskuria.
• Olet tyytyväinen palveluun ja hinnoittelu on läpinäkyvää. Silloin kilpailutus voi olla turhaa työtä.
• Etsit vain “halvinta mahdollista” ilman laatukriteerejä. Sama virhe toistuu helposti.

Jos tilitoimiston vaihto on jo päätös, lue myös tilitoimiston vaihtaminen. Jos tarvitset kriteerilistan tarjousten erittelyyn, katso tilitoimiston vertailu.

Mitä vertaat oikeasti: hinta vs sisältö

Taloushallintoliiton mukaan palvelun hinta heijastaa usein osaamista, palvelukykyä ja resursseja. Jos tinkii sisällöstä ja koulutuksesta, hinta voi laskea, mutta samalla hinta-laatusuhde heikkenee.

Kilpailutus ei sido vaihtoon

Yksi yleinen este on pelko: “jos kilpailutan, joudun vaihtamaan.” Et joudu.

Kilpailutus voi johtaa kolmeen lopputulokseen:

1. Jäät nykyiseen ja saat paremman neuvotteluaseman.
2. Vaihdat, koska löydät selkeästi paremman kokonaisuuden.
3. Et valitse ketään juuri nyt, mutta tiedät mitä markkina tarjoaa.

Lomakkeen täyttäminen Tilitoimistokilpailutus.fi:ssä on yrittäjälle ilmainen eikä sido valitsemaan ketään. Saat yhteydenottoja ja voit vertailla rauhassa.

Näin etenisin

1. Kirjaa yrityksesi tarve: kirjanpito, palkat, ALV, neuvonta, ohjelmisto.
2. Arvioi volyymi: tositemäärä, palkansaajat, yritysmuoto.
3. Päätä laatukriteerit ennen hintaa: vasteaika, kokemus, palvelusisältö.
4. Pyydä 2-4 vertailukelpoista tarjousta samalla listalla.
5. Laske vuosikustannus: kuukausi × 12 + erilliset tilinpäätös- ja lisätyöt.
6. Lue sopimus ja kysy, mitä ei sisälly hintaan.
7. Jos haluat nopean startin, kilpailuta tilitoimisto ilmaiseksi.