Kirjanpito-ohjelma: miten valitset sopivan ratkaisun?

Miksi kirjanpito-ohjelma on tärkeä?

Verotus perustuu kirjanpitoon. Hyvin järjestetty ohjelmisto varmistaa, että liiketapahtumat kirjataan oikein ja ilmoitukset voidaan tehdä ajallaan. Yrityksen johto vastaa aina kirjanpidon järjestämisestä, vaikka kirjanpito olisi ulkoistettu tilitoimistolle.

Mitä vertailla valinnassa?

• check_circleYritysmuoto: Toiminimi voi tietyin edellytyksin pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Osakeyhtiö tarvitsee kahdenkertaisen kirjanpidon.
• check_circleTositemäärä: Pienellä toiminnalla riittää kevyempi ratkaisu. Kasvavalle yritykselle tarvitaan skaalautuva järjestelmä.
• check_circleALV-velvollisuus: ALV-rekisteröity yritys tarvitsee ohjelman, jolla verokauden ilmoitukset voidaan laatia.
• check_circleTilitoimiston yhteensopivuus: Moni tilitoimisto käyttää tiettyjä pilvipalveluja. Sovi ohjelmistosta etukäteen.
• check_circlePalkanlaskenta: Jos yrityksellä on työntekijöitä, tarvitaan palkkaominaisuudet tai erillinen palvelu.

Sähköinen kirjanpito

Kirjanpito voidaan pitää täysin sähköisesti. Verohallinnon mukaan tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä, ja tositteet vähintään kuusi vuotta. Digitaalisessa arkistoinnissa aineiston on oltava muuttumatonta ja haettavissa.

Suomessa käytetään laajasti pilvipohjaisia taloushallinnon ohjelmistoja, kuten Procountor, Netvisor, Fennoa ja Visma. Hinnat ja ominaisuudet vaihtelevat: vertaile tarjouksia ja pyydä tilitoimistoltasi suositus omaan tilanteeseesi.

Tee-se-itse vai tilitoimiston ohjelmisto?

Pieni toiminimi voi aloittaa yksinkertaisella ohjelmistolla ja hoitaa peruskirjanpidon itse. Kun liikevaihto kasvaa tai ALV-rekisteröityminen (20 000 € kalenterivuodessa) tulee ajankohtaiseksi, useimmat siirtyvät tilitoimiston kanssa jaettuun järjestelmään.

Taloushallintoliitto suosittelee, että ohjelmistot, aineiston toimitus ja vastuut sovitaan kirjallisessa toimeksiannossa.